從設備選型 到同事順暢打印及掃描
新辦公室、增加人手或更換設備，都可以由每天處理的文件開始，將設備、電腦、網絡和存取設定一起規劃。
按工作量選擇設備
了解打印量、黑白或彩色、紙張大小、雙面及掃描需要，再比較合適配置和現有設備能否沿用。
交付重點用途、配置及設備接駁清單安裝與網絡接駁
核對位置、電源和網絡點，安排設備連線與 IP 設定，確認同事使用的電腦和網絡可以接達。
交付重點設備連線與安裝設定打印與掃描設定
按實際支援功能設定驅動程式、紙匣、雙面及掃描目的地，測試常用文件和不同同事的工作情境。
交付重點打印設定、掃描目的地及測試結果文件及管理權限
整理掃描資料夾權限、設備管理帳戶與更新方式；如設備支援，可評估保密打印、取件驗證及儲存資料清除。
交付重點帳戶、存取與設備管理設定使用交接與日常跟進
向指定同事說明基本操作、常見錯誤及報障資料，釐清 IT 設定、耗材、機械維修及供應商的分工。
交付重點操作說明、聯絡流程及支援分工
交接驗收重點
- 常用電腦完成打印，紙張、雙面及色彩設定符合用途。
- 掃描送達指定位置，無權限的帳戶不能讀取文件。
- 設備管理權限已交接，預設密碼及更新安排已核對。
- 耗材、維修、租賃或購買條件與 IT 支援範圍分開列明。
品牌、型號、供應方式、租賃或購買、耗材和機械維修安排按正式報價確認。掃描至電郵、雲端或資料夾，以及保密打印等功能，需核對設備和平台支援。
適合需要與查詢準備
哪些情況適合這項服務？
常見需要
- 打印或掃描經常出問題，影響行政工作。
- 增加同事或工作區，需要評估設備及網絡接駁。
- 文件掃描、保存或取件權限需要整理。
查詢前準備
- 打印、掃描的主要用途與大概使用量。
- 現有設備型號、位置及常見問題。
- 使用人數與希望調整或更換的時間。
初次查詢只需說明問題與設備概況，請勿提交密碼或驗證碼；敏感文件及事故紀錄由團隊另行安排安全渠道。
查詢影印機及影像系統網絡安全與 AI 使用了解安全規劃、管理責任及驗收考量
網絡安全 · AI 使用安全
辦公室設備與會議系統：安全規劃重點
「影印機及影像系統」的安全規劃包括以下重點；措施、測試與交付內容在方案中列明。
- 裝置與接入核對電話、會議、投影及影印設備的網絡連接，按需要分隔辦公資料與訪客使用環境。
- 管理與資料討論管理帳戶、韌體更新及設備保存的文件、錄音或影像，避免不必要的遠端管理介面。
- 交付與更換確認使用權限、測試及交接；搬遷、退租或更換時評估設備資料清除與帳戶停用。
AI 使用考量如啟用 AI 會議轉錄、摘要、語音助理或雲端影像功能，確認資料上傳、保存與查閱範圍，並按實際需要選擇功能。
規劃與驗收資料設備與連接清單、管理及資料保留設定、使用測試和交接紀錄。
