工作流程自動化與系統整合

可從資料收集、整理、通知、報表或跟進步驟開始，列出目前由誰做、何時做及結果交給誰。客戶資料更新、表單跟進、庫存資料交換或任務通知等，均可作需求討論。先處理規則較清楚的部分，需要判斷或批准的工作保留給指定人員。

• •流程何時開始、使用哪些資料及預期結果。
• •資料在網站、App、表格和業務系統之間怎樣流動。
• •哪些步驟固定重複，哪些需要人工決定。
• •錯誤、遺漏或延誤對同事和客戶的影響。

整合方式包括 API 連接、資料交換、檔案匯入匯出，以及新程式與現有系統接駁。先了解各系統可用介面、資料格式、第三方授權和存取限制，再決定連接方式及所需開發。不同供應商的條件有別，亦要列明資料擁有權和各方維護責任。

• •只使用獲授權的資料和連接方式。
• •指定讀取、寫入及管理權限，保護服務帳戶和連接密鑰。
• •列明欄位對應、資料核對及重複記錄處理。
• •對外發送、刪改資料或其他有影響的工作，訂明批准步驟。

可先以有限資料做原型，再測試正常輸入、資料缺漏、重複要求、連線失敗及權限變更。重試前要考慮是否造成重複通知或寫入，重要結果要能核對。確認哪些例外需要停止並交由人手處理，再分階段部署。

• •定義成功結果、錯誤通知及負責跟進的人員。
• •測試重試、對帳及必要的回復或補救步驟。
• •如使用 AI 整理內容，安排輸出核對及必要的人工批准。

自動化流程需要有人管理帳戶、連接設定、執行記錄及例外通知。記錄內容、查閱權限與保存時間應配合需要，避免存入密碼或過多敏感資料。第三方系統更新、欄位更改或流程停用時，亦要安排檢查、撤權及未完成工作的交接。

• •查詢時提供流程想法、現有系統、資料格式及處理次數。
• •未選定平台時，可先用流程圖或資料例子討論。
• •列出批准人、需要保留的人手步驟及常見例外。
• •說明希望先改善的部分、目標時間及原供應商聯絡安排。
• •後續監察、修改、支援和第三方費用在方案中分列。