从设备选型 到同事顺畅打印及扫描
新办公室、增加人手或更换设备，都可以由每天处理的文件开始，将设备、电脑、网络和存取设定一起规划。
按工作量选择设备
了解打印量、黑白或彩色、纸张大小、双面及扫描需要，再比较合适配置和现有设备能否沿用。
交付重点用途、配置及设备接驳清单安装与网络接驳
核对位置、电源和网络点，安排设备连线与 IP 设定，确认同事使用的电脑和网络可以接达。
交付重点设备连线与安装设定打印与扫描设定
按实际支持功能设定驱动程式、纸匣、双面及扫描目的地，测试常用文件和不同同事的工作情境。
交付重点打印设定、扫描目的地及测试结果文件及管理权限
整理扫描资料夹权限、设备管理账户与更新方式；如设备支持，可评估保密打印、取件验证及储存资料清除。
交付重点账户、存取与设备管理设定使用交接与日常跟进
向指定同事说明基本操作、常见错误及报障资料，厘清 IT 设定、耗材、机械维修及供应商的分工。
交付重点操作说明、联系流程及支持分工
交接验收重点
- 常用电脑完成打印，纸张、双面及色彩设定符合用途。
- 扫描送达指定位置，无权限的账户不能读取文件。
- 设备管理权限已交接，预设密码及更新安排已核对。
- 耗材、维修、租赁或购买条件与 IT 支持范围分开列明。
品牌、型号、供应方式、租赁或购买、耗材和机械维修安排按正式报价确认。扫描至电邮、云端或资料夹，以及保密打印等功能，需核对设备和平台支持。
适合需要与查询准备
哪些情况适合这项服务？
常见需要
- 打印或扫描经常出问题，影响行政工作。
- 增加同事或工作区，需要评估设备及网络接驳。
- 文件扫描、保存或取件权限需要整理。
查询前准备
- 打印、扫描的主要用途与大概使用量。
- 现有设备型号、位置及常见问题。
- 使用人数与希望调整或更换的时间。
初次查询只需说明问题与设备概况，请勿提交密码或验证码；敏感文件及事故纪录由团队另行安排安全渠道。
查询影印机及影像系统网络安全与 AI 使用了解安全规划、管理责任及验收考量
网络安全 · AI 使用安全
办公室设备与会议系统：安全规划重点
「影印机及影像系统」的安全规划包括以下重点；措施、测试与交付内容在方案中列明。
- 装置与接入核对电话、会议、投影及影印设备的网络连接，按需要分隔办公资料与访客使用环境。
- 管理与资料讨论管理账户、韧体更新及设备保存的文件、录音或影像，避免不必要的远端管理介面。
- 交付与更换确认使用权限、测试及交接；搬迁、退租或更换时评估设备资料清除与账户停用。
AI 使用考量如启用 AI 会议转录、摘要、语音助理或云端影像功能，确认资料上传、保存与查阅范围，并按实际需要选择功能。
规划与验收资料设备与连接清单、管理及资料保留设定、使用测试和交接纪录。
